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杨小钟

行政管理专家  杨小钟(三才专访)

未忘初心  愿得始终

—— 开启行政管理新生代

 

 

【杨小钟简介】

杨小钟,SLASH——复旦管理学硕士/民主党派人士/咨询师/80后作家/合伙人/国际高级培训师&人力资源管理师/创业专项职业资格认证/上海市中小企业发展服务中心专家/行政管理专家。曾先后任职于世界500强上市集团公司总监及高管等职务;现就职于海峡两岸优质管理咨询公司一势咨询,任资深顾问合伙人;寰行文化传媒创始人(还行IPlan学院)。

著有管理学畅销书《还行》(重塑企业行政管理新生代),20169月在上海凌空SOHO召开发布会,在职业经理人圈内反响及评价较高,得到投资人和企业家的青睐;同年,寰行文化传媒成立,正式开启《还行》IP时代

专业实践经验时40000+,授课课时2000+,收益学员人数10000+…


【主打课程】

——综合能力类

《行政管理Admin+——HR最佳BP

《职业经理人效能提升》

《管理者的管理工具》(MTP

《时间管理之一次性搞定工作》

《学习学习的技术》

——企业培训类

《胜任力模型的终极密码》(企业大学及企业内训)

《培训就该这么玩》

——品牌文化类

《从SlashIP化》

《品牌IP化的锻造》


有幸与小钟老师在三才相识,那时候他正在这里学习人力资源管理师,大概工作五年左右他就开始在三才授课,我现在还记得他第一次踏进三才的校门授课的场景,也算是三才比较年轻的老师之一了。说起来,小钟老师从事行政管理已经超越10个年头,说长不长说短不短,可他在三才授课的生涯却占了将近职业生涯的一半。

在职业生涯上,他完成了跳跃式的三部曲,从央企到民企的转型,从职场小白到上市企业高管,从职业经理人到SLASH,每一步都需要勇气和决心、努力和选择、智慧和舍得……

目前他主要做两件事情:一是让ADMIN+的理念更多人知道并认可。通过行政管理师的资格培训,企业大学课程的渗入,企业内训及沙龙、微课堂等分享,截止目前已经有将近100场的大小分享活动,用行动践行了行政管理的价值。20169月份小钟又将自己这些年来对行政的理解和实践诠释在一本书中,这本书的名字叫做《还行》,它既有哲学思考也有管理理念,既有落地方法,也有职业心态;二是将“还行”这种价值观和世界观进行IP化,因为这是在跨界实践,所以极具乐趣和创意,是保持自我价值观和创新意识“常新”的好方法。

每一个人都有保持自己势能平衡的方法,这也是能量守恒定律,这也许是他的方法。

我和小钟也是忘年交的好朋友,这一次受校长委托特地对小钟老师进行专访,九问九答,精彩内容,详见下文。

 

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Q1:先讲讲你的整个职业生涯过程中,行政管理的作用有多大吧?

A1:我整个职业生涯刘校长和林老师以及三才的很多老朋友都是非常了解的,大概在职业生涯的第一个五年,我选择离开了工作福利相对较好的500强国企,这是我的第一段比较重要的职业生涯。因为毕业一三五七九是职业生涯关键的年份,就是说毕业后的第一年、三年九年都是对职业生涯影响的非常关键的时间节点,第一份工作是我刚从学校走出来踏入的职业环境,恰逢我遇见的主管及总经理都非常的严肃认真,由于是国企甚至都管到生活与学习,他对于塑造职业价值观和职业习惯非常的关键。那时候,我负责的是青年工作,简单来说就是针对这一群体,进行一站式综合支持与服务,这其中包括行政、人力资源基础、业务、资源、职业生涯、企业文化、晋升、绩效等等,甚至心态层面的所有工作。

而这些工作需要的是特别强的综合能力和解决问题的能力,综合能力是指你能协调多少有效资源,特别强调的是在协调资源的时候要特别注意降低“摩擦系数”,减少内耗,避免形式主义以工作目标为主,其实这些也是基本的行政管理技术(沟通+协调)。那时候,我已经完成了10000小时的工作累计,行政类撰文50万字,200人以上大型活动20余次,连续几个季度行政办公室排名全公司第一名,这也是公司史无前例的,我非常珍念那段岁月,经常拿出当年的工作笔记进行复盘。

可以说,那段日子给我奠定了非常好的职业素质,最重要的就是行政管理的技术。

第二个五年,在这段期间,我分别在一些大型的民营上市集团做到高管职位,不仅负责行政管理部,还要负责品牌、运营、人力资源部门。这个转变非常大,那时候我的职业背景是一家国企的办公室主任,这个职位也是从事的行政管理的。所以我起初到民营企业也一如既往的从事行政管理的职务,而工作职能和目标发生了巨大的转变。原来在500强国企里工作的时候强调体系和流程,在民营集团里工作强调机动和综合;国企强调的是过程优良,正确的做事情,而在民营企业里强调的是结果至上,做正确的事情

幸运的是,我所在的民营企业都非常重视企业管理,让我分别与国际知名的咨询公司如,麦肯锡、特劳特、IBM,国内的咨询公司如,华彩、北大纵横、用友、北森等都有深度接触。说实在的,我有一项行政管理的技术,就是对文字材料的梳理和提炼非常敏感。公司让我负责整理了所有与管理咨询公司对接的材料梳理,我整天泡在很多咨询材料和调研表格中,最疯狂的时候我同时负责对接三家管理咨询公司。而当整体管理咨询工作交付的时候,我是最大的受益者,一完成了与管理咨询公司的复杂沟通,二保证了咨询工程的顺利交付,三成为公司管理的“活字典”,四结交了这些管理咨询公司的优秀伙伴,五掌握了很多管理咨询工具和流程。而这些,也是我经常在《行政管理师》授课中讲的MECE模块化的管理理念。

就这样,我利用行政管理的理念完成了蜕变最终达到职业生涯的里程碑。

第二个五年并行的另一条轨道,大约五年多以前,我开始进行分享授课,开始在三才等平台讲授《行政管理师》的课程,同期走进交大、复旦、中欧,创业能力认证班等进行多次演讲分享,不仅得到了认可,在自我成长方面也得到了很大的进步和提升。这是我与其他职业经理人完全不同的地方,也是我后期能够顺利过渡为SLASH的重要原因。

未来的五年,其实已经是正在进行时了。基于对行政管理的积淀,逾越了职业经理人的束缚,蜕变为一名Slash(多重职业者)

总结来说,行政对于我来说就像一只优良的杯子,他的器型完美,容量适合,没有裂痕,没有短板。好的行政会是一只空杯,空杯代表着他对未来有无限的可能,对内容有承载能力,这是一个优秀职业经理人应该具备的素质

 

Q2:你觉得行政管理的真正的价值在哪里?

A2:在于“降本增效”,不断提升管理效能,不断降低管理成本。这里面有一个误区,这不是说“花小钱、办大事”的概念,更不是说钱越来越少,事情越来越多。而是,合理开支(定性、定量、立项、成本),创造更大的价值,强调“开源节流”此其一

其二,承载组织文化。有一次我在一家管理咨询公司做客户答谢沙龙分享,当然也是行政管理方面的,参加沙龙的朋友至少是HRD级别,也不乏有CEO级别的人在。我从头到尾都在为“行政管理”正名,阐述他的理念、价值、专业等。终于在不断的互动中得到大家的充分认可,尤其是一位CEO对我说多年来的商业经营告诉他,可以承载公司组织文化的绝对不是某个市场总监、技术总监等,而是大家都忽略的行政管理。因为行政管理对企业综合情况了解比较清楚,对企业要求不高(指薪酬相对其他业务部门来说薪酬水平较低),忠诚度高流动性底,而其他的部门是随行就市的去跳槽的。能够代表公司文化的一定是那些长期跟随公司走下去的群体,而这类群体就是行政管理;

其三,行政具备资源整合的能力。一个商业组织的基础职能包括运营、产品、销售等,行政管理是一家公司基础运营能力的保障,基本的资源整合能力包括助手角色、管家角色、活动家角色,包括对决策层的支持和辅助、内部枢纽、参谋、环境管理、窗口和辐射管理目标。

这些内容既包含了多年来我从事行政管理的经验,也包括《行政管理师》中的部分理论依据。

 

Q3:你觉得行政管理的职能应该包括什么?

A3:在行政管理师的教材中有一些描述,课程中也有我自己的观点。首先,要回答这个问题要有一个大的思考,是传统的行政管理和新型行政管理之间的区别。传统的行政管理关注行政管理者做什么、分裂的业务解决方案、聚焦于部门内部、从行政的角度看待问题;新型的行政管理关注行政管理团队的产出、整合全面的资源解决方案、聚焦于部门外部(战略)、从业务结果的角度看待问题。

    新型的行政管理应该至少包括四大职能,分别是业务专家

 

Q4:你觉得从事行政管理的职业经理人应该具备什么素质?

A4:我特别喜欢前思科总裁林正刚先生写的一本书《正能量》。其中描述能力=心态×技术。我觉得行政管理职业经理人,最应该具备的素质除了对行政管理技术,比如94种管理矩阵的深入理解外,最应该调整的应该是心态,怎样自我理解、自我管理,到他人认可、管理他人,再到组织认可、管理价值提升。这些都需要有一个好的心态进行支撑。

    所以,我一直在《行政管理师》授课中,描绘一个场景。如果你想判断一家公司是否值得选择,你去看看他们行政幸福感强不强就好了。因为心态也是需要土壤滋润的,日常中很多公司都不重视行政管理,导致行政管理职业经理人心态非常不平衡。一个高度文明的公司,是不应该有这种情况出现的。所以行政管理人最应该具备的素质是心态

 

Q5:问一个尖锐的问题,你觉得在当前工业4.0时代下,行政管理或者说行政管理者的发展机遇和空间在哪里?

A5两个方向,专业方向和媒介方向。专业方向就是将行政管理的理论不断升华,不断落地。讲行政管理小到精细化管理,中到行政管理体系,大到组织能力提升;媒介方向是指将行政管理的能力内化为组织或个人的基本素质,为自己想做的那一份事业做好媒介,如做产品、运营、营销、设计等都需要行政管理技术的支持,哪怕是创业。

    工业4.0去组织弱中心管理愈演愈烈,综合型的人才有整合专业人才资源的能力专业型的人才需要综合型的人才,以上这两个方向就是我个人认为的行政管理的发展机遇和空间。

 

Q6:你觉得目前很多公司不尊重行政管理价值的核心原因是什么?怎么破解?

A6:首先,没搞清楚组织文化传承的落脚点就是行政管理,需要扭转这种意识,前面提到就不在赘述。而行政管理的人员应该自我觉悟,至少要到自我价值认可这个层面。然后,通过体系化管理,让自己的价值体现出来,比如对于行政“开源节流”的事情如何处理?如何对行政费用进行合理管控?如何提升公司管理效率?如何搭建较少内耗的内部沟通体系?如何客观合理的把控公司员工幸福感和满意度?等等,这些主题,都是可以量化的。就像《还行》书中提到的,要学会表达和呈现,也是行政管理者应该具有的一门技术。

 

Q7:行政管理有什么普世的方法吗?比如上课、出书、微课等等,让大家对于行政有正面理解。

A7:传统的手法是不断进行分享来让更多的人了解并认可行政管理,我的方法是跨界将行政管理IP化,比如结合内容创业的事件,结合热点的传达。而,最重要的是让大家了解行政管理的价值观,比如我个人的理解是“还行”的这种心态和价值观,这远远比你交给别人一个管理技术要更有价值和普世性,价值观对了才会对行政管理有正面的理解

 

Q8:说道心态,你觉得从事行政管理应该以什么样的心态来面对职业生涯?

A8:行政不是苦行僧,行政更不是打杂的,行政是一门专业。我觉得行政管理者应该有一种“人民公仆”的心态,应该有一种“公共管理”的心态。他不应该是一种急功近利、阿谀奉承的丑态。保持客观、保持自我、保持专业才是一个好的心态。如果用极简的语言表达,就是我在《行政管理师》授课中提到的“外圆内方”,对外要有去我、融合、激励、成长的心态,对内要有规矩、标准、原则、专业的精神,这样去面对职业生涯才会有一个好的结果,不会因为小事情影响了自我价值追求。

 

Q9:说点轻松的话题,写《还行》这本书的初衷是什么?目前有什么样的收获?

A920169月在上海凌空SOHO举办了新书发布会,业内近300人参加了本次活动,现场书籍销售一空,目前还行在各大网站均保持不错的销量,也得到了业内人士的认可。写《还行》的初衷是要将行政管理拉回一门技术一个专业一个行业,而延展到一种价值观,全力以赴后对于完美的理解是,完成比完美更重要,不追求完美,只追求还行。最大的收获是透过这本书,让更多的人了解行政管理的本质是对于企业不可或缺,对于个人的职业素质也不可或缺;当然,在商业角度也带来了更大的机遇,比如遇到我的合伙人李响先生、刘晋宇导演一起创办寰行文化传媒,将《还行》打造成还行IPlan让还行的价值观普世,这是我最大的收获

 

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【行政管理师课程讲义】

(部分展示)

《战略型行政管理的职能布局》

一、战略型行政管理与传统行政管理的异同

战略型行政管理的特点及案例

传统型行政管理的特点与异同

二、战略型行政管理的四大职能

倒三角的组织运营特点

数据洞察的应用案例

行政职能管理体系的构成

行政管理权责体系的深度价值

主动+及时+简约+到位

三、行政管理体系模型的建立

以经典管理工具为轴的应用

以商业模式新生代的模型搭建

四、课程整体全面回顾及课后作业

组织能力建设中行政的作用

如何搭建具备战略价值的行政管理职能

 

截稿之日,小钟正在谋划自己的还行IPlan场景实验室,祝愿一个有坚持的人,可以实现他的理想,也是行政管理者们的理想

 

 

 

2017320  三才小编

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